W przypadku konieczności wysłania do Centralnej Bazy Beneficjentów zapytania o osobę z Ukrainy, w celu weryfikacji czy pobiera świadczenie wychowawcze (tzw. 800+) w ZUS (zgodnie z dodanym w art. 12 nowelizowanej ustawy z dnia 15 maja 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw ust. 17h: „W przypadku pisemnego oświadczenia o braku pobierania świadczenia wychowawczego na małoletniego wojewoda oraz podmioty, o których mowa w ust. 3 i 4, weryfikują to oświadczenie w rejestrze centralnym, o którym mowa w art. 14 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2024 r. poz. 421)), należy w programie Helios:

• założyć "białą kartą" osobę w zakładce DANE - DANE OSOBOWE (jeżeli jeszcze nie widnieje w tym oknie)
• przejść pod zakładkę EMP@TIA - ZAPYTANIA

• z okna Danych osobowych poprzez ikonę WYBIERZ wskazać osobę, o którą ma zostać wysłane zapytanie

• w kontekście sprawy wskazać "identyfikator osoby" i kliknąć OK

• w kolejnym oknie wskazać usługę CBB i wysłać zapytanie

Wniosek o przyznanie świadczenia "Usługi sąsiedzkie" jest wnioskiem o przyznanie świadczeń niepieniężnych ustawowych.

Możliwe do wskazania kody na wniosku:

Należy wprowadzić do programu nowy wniosek, wybierając jako rodzaj świadczenia - świadczenie niepieniężne:

Należy uzupełnić harmonogram godzin oraz z okna danych osobowych wskazać wykonawcę, czyli osobę, która będzie świadczyła usługi sąsiedzkie.

Gdy wniosek zostanie zakończony zdarzeniem decyzji o przyznaniu świadczenia, będzie można go rozliczyć.

Białą kartą należy założyć nowy dokument i postępować tak, jak w przypadku rozliczania innych typów świadczeń niepieniężnych, wskazując jako wykonawcę osobę przypisaną na wniosku.

Należy wskazać datę dokumentu, numer dokumentu, termin rozliczenia, wykonawcę oraz okres świadczenia.

W kolejnym kroku należy wskazać rodzaj świadczenia przyznany u danej rodziny.

Kolejno należy uzupełnić informacje na temat ilości godzin oraz stawki.

Wprowadzony dokument pojawi się w oknie Rozliczenie świadczeń niepieniężnych.

Należy wprowadzić rozliczenie dokumentu.

Pod zakładką Do pobrania, po wskazaniu ikony Helios, dostępna jest instrukcja obsługi skierowań.

W celu nadania lub odebrania pracownikowi określonych praw do wykonywania danej czynności w programie, należy zalogować się na koncie Administratora i przejść do zakładki Słownik - Pracownicy (Amazis, Nemezis, Eter, Cheops, Indra, Aurora) lub Dane - Pracownicy (Helios, Tales, Elpis). Możliwość zmiany nadanych praw znajduje się pod ikoną "Prawa". Jednorazowe kliknięcie słowa Tak lub Nie w kolumnie Posiada zmieni nadanie prawa na wartość przeciwną.

W sytuacji braku dostępu do bazy danych może pojawić się okno do logowania z użytkownikiem SYSDBA. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy FireBird jest uruchomiony oraz czy ścieżka dostępu do bazy danych w pliku konfiguracyjnym programu jest prawidłowa. Jeżeli tak, należy wprowadzić hasło dla FireBird (domyślnie: masterkey, hasło do bazy danych może być modyfikowane, właściwe dane należy potwierdzić u Administratora Jednostki). Jeżeli nadal występuje problem z zalogowaniem się do programu, należy skontaktować się z producentem.

W celu przekazania plików bazy na serwer FTP muszą Państwo posiadać dane do logowania: IP serwera, użytkownika i hasło. Takie dane generuje dla Państwa nasz Dział Techniczny po kontakcie na adres admin@info-r.pl. Po nagraniu bazy na serwer, należy napisać wiadomość ponownie na powyższy adres z informacją o przekazaniu bazy i z opisem sytuacji.

W celu aktywowania programu online, należy wskazać zakładkę System - Rejestracja, następnie ikonę Aktywacja. Pojawi się komunikat "Czy aktywować program online?", należy wskazać ikonę Tak. Program potwierdzi operację komunikatem "Program został aktywowany. Operacja przebiegła pomyślnie.". Jeżeli pojawi się inny komunikat, należy skontaktować się z producentem programu (telefonicznie, poprzez czat, mailowo).

Jeżeli zostały wprowadzone dane na temat pracy socjalnej, ale nie wykazują się one w sprawozdaniu, należy zweryfikować, czy w oknie Rodziny na zakładce "Praca socjalna" jest ustawiona data na zakładce "Wizyty" w kolumnie Data wizyty. Należy uzupełnić tą datę.

Jeżeli pojawiły się w skrzynce odbiorczej wiadomości oznaczone czerwonym kolorem czcionki, oznacza to, że Emp@tia nie otrzymała potwierdzenia odebrania na Państwa skrzynkę danej wiadomości i został przesłany dubel tej samej wiadomości. Takie potwierdzenie powinno wygenerować się automatycznie w momencie pobrania poczty. Po podświetleniu wiadomości należy zweryfikować, czy kolor czcionki na ikonie Potwierdź wiadomość jest zielony czy niebieski. Jeżeli widać zielony kolor, nie trzeba nic więcej robić, Emp@tia otrzymała potwierdzenie odebrania, kolejne zdublowane wiadomości nie będą się pojawiały. Jeżeli widać niebieski kolor czcionki, należy kliknąć w ikonę Potwierdź wiadomość i potwierdzić ikoną OK komunikat o przesłaniu potwierdzenia odebrania wiadomości.

W celu usunięcia zdarzenia Zakończenie realizacji wniosku, należy zalogować się do programu na koncie Administratora. Na wniosku będzie wtedy aktywna ikona "kosza" do usunięcia zdarzenia.

Jeżeli podczas uruchamiania programu - najczęściej podczas instalacji na nowym komputerze - pojawi się komunikat sugerujący błąd daty, należy dokonać weryfikacji formatu daty w opcjach REGION w Systemie Operacyjnym Windows. Komunikat może wskazywać różne daty.

W takiej sytuacji należy w oknie Region (Panel Sterowania) zmienić format daty. Właściwe formaty:

data krótka rrrr-MM-dd

data długa d MMMM rrrr

Dokładne informacje znajdą Państwo w instrukcji instalacji naszych programów. Jest ona dostępna na stronie internetowej w sekcji 'DO POBRANIA'.

W sytuacji wystąpienia problemów z wysyłką wiadomości elektronicznych przez system Emp@tia, w zakresie:

korespondencja Gmina - Wojewoda

lub

wysyłka wiadomości z poziomu skrzynki nadawczej

niezbędne dla diagnozy problemu będą poniższe dane:

1) screen - obraz komunikatu błędu (jeżeli taki komunikat pojawił się w trakcie wysyłki),

2) zestaw plików *.xml dotyczących tego wywołania.

Pliki można znaleźć i zapisać przyciskiem dyskietki w oknie komunikatów aplikacji Empatia - administracja.

Pliki należy przekazać wraz z opisem przypadku na adres: admin@info-r.pl

W sytuacji, gdy naliczają Państwo plik zbioru centralnego i program nie tworzy pliku *.xml, tylko sam plik *.xsd, proszę nie wczytywać go do aplikacji CAS.

Właściwy plik zbioru musi posiadać zakończenie *.xml. Inne pliki na pewno nie zostaną wysłane w sposób właściwy.

Jeżeli brakuje pliku *.xml, proszę sprawdzić miejsce jego zapisu - zalecamy, aby plik zapisywać do utworzonego na dysku C folderu o prostej nazwie:

a) folder nie powinien posiadać w nazwie polskich znaków i spacji (np. ZC, zbior, cas, itd.).

b) folder powinien mieć nadane uprawnienia.

c) proszę sprawdzić miejsce instalacji programu - zalecanym miejscem jest katalog Program Files (C:\Program Files\INFO-R).

Zalecenie związane jest z działaniem aplikacji szyfrującej dane zbioru.

Jeżeli wskazania wg pkt a i b nie przynoszą rezultatu, zalecamy kontakt z naszym DT pod: admin@info-r.pl .

W sytuacji, gdy instalują Państwo nową wersję programu, a proces aktualizacji kończy się komunikatem błędu:

'Aktualizacja zakończona błędnie'

lub

w trakcie procesu aktualizacji pojawia się komunikat informujący o braku biblioteki *.dll

należy:

z katalogu FireBird (w wersji 2.5-z folderu BIN) do katalogu aktualizowanego programu jednocześnie skopiować i podmienić 3 pliki:

isql.exe

gbak.exe

fbclient.dll

Proszę po tej czynności uruchomić program (nie aktualizację) i sprawdzić czy przejdzie aktualizacja.

Jeżeli wykonana czynność nie przynosi rozwiązania, zaleca się wykonać próbę aktualizacji najpierw z poziomu innego komputera.

W przypadku powodzenia procesu, wrócić i ponowić próbę na maszynie, na której pojawił się pierwotnie problem.

Okno poczty w Systemach Dziedzinowych w pierwszej kolejności ma za zadanie umożliwić odbieranie Wniosków Elektronicznych wysyłanych przez Petentów. Istnieje jednak również możliwość wysyłki wniosków, tj. przekierowania wiadomości do innej jednostki, wysłania nowej wiadomości do innej jednostki, a także przesłania wiadomości do Petenta (jeżeli Petent skorzystał przy wysyłce wniosku z Platformy e-wnioski systemu Emp@tia). Do wysyłki wiadomości potrzebny będzie dowolny zestaw do podpisu kwalifikowanego, tj. karta oraz czytnik. Aby wysłać wiadomość, należy przy pomocy portu USB podpiąć do komputera czytnik kart oraz wprowadzić kartę z certyfikatem. W celu dokonania podpisu, będą Państwo musieli wskazać odpowiednią bibliotekę, która wywoła okno do wprowadzenia numeru PIN. Wykaz bibliotek od wszystkich dostawców znajdą Państwo w sekcji 'Do Pobrania'. (pod piramidą Empatia). Ponadto zalecamy, aby dla katalogu, w którym znajdują się instalacje programów, tj. dla katalogu INFO-R, były nadane uprawnienia tak, by System Dziedzinowy mógł skorzystać z dedykowanej dla podpisu aplikacji (XAdESBES.exe). 

Wywiady można drukować, ale nie wszystkie. Wywiad oznaczony jako część I można wydrukować przy pomocy przycisku 'Podgląd', który znajdą Państwo na otwartym wywiadzie w lewym dolnym rogu. Część l można drukować dla wszystkich rejestrowanych w systemie wywiadów, zarówno tradycyjnych, jak i elektronicznych. Istnieje również możliwość wydruku wywiadu oznaczonego jako część IV, tj. tzw. aktualizacji wywiadu. Ta część jest możliwa do druku tylko dla wywiadów elektronicznych. Przycisk, który to umożliwi, znajdą Państwo w prawym dolnym rogu okna z wywiadami - po odebraniu wywiadu w programie Helios. Część IV do wydruku otwierana jest w formie wizualizacji pliku *.xml, dlatego istotne jest, aby na Państwa komputerze, jako domyślny program do obsługi plików typu xml, została wybrana przeglądarka internetowa. Na przykładzie systemu Windows 10, program domyślny ustala się w oknie ustawień systemu (pozycja Wybierz aplikacje domyślne według typów plików).

Tak. Wywiady realizowane w takiej formie można odszukać w oknie Dane - Lista - wywiadów środowiskowych OTM. Zakładka Dane znajduje się w głównym oknie programu Helios. Z poziomu tej listy będzie możliwość otworzyć wybrany wywiad, a także zweryfikować wywiady wg parametru statusu oraz pracownika, który wywiad przeprowadził.

Zwykle taka sytuacja ma miejsce, gdy podczas instalacji nowej wersji programu, tj. aktualizacji programu, wybierana jest zła ścieżka instalacji. Ważne, aby podczas przechodzenia przez kolejne kroki instalacji, wybrać właściwe miejsce - miejsce, gdzie zainstalowany jest program. Najczęściej instalacje programów firmy INFO-R znajdują się w katalogu Program Files lub w katalogu Pliki Programów (x86). Podczas instalacji należy wskazać poprawną ścieżkę. Na przykładzie programu Helios, zwykle będzie to:

C:\Program Files\INFO-R\Helios

lub

C:\Program Files (x86)\INFO-R\Helios.

W związku z faktem, iż zdarzają się sytuacje błędnego wskazania kodu świadczenia na wniosku, co skutkuje późniejszym błędnym zliczaniem świadczenia np.: do sprawozdania udostępniliśmy na koncie Administratora funkcję korekty, która pozwala na "przekodowanie" błędnie wskazanego na wniosku kodu, nawet w sytuacji, gdy wniosek jest już zamknięty, lub wypłacony.

UWAGA! NALEŻY ZWRÓCIĆ SZCZEGÓLNĄ UWAGĘ NA FAKT, ABY W PRZYPADKU ZMIANY KODU DLA ŚWIADCZENIA NIEPIENIĘŻNEGO WSKAZYWAĆ TYLKO I WYŁĄCZNIE KOLEJNE ŚWIADCZENIE NIEPIENIĘŻNE.

NIE WOLNO(!) WSKAZYWAĆ PODCZAS ZMIANY KODU ŚWIADCZENIA NIEPIENIĘŻNEGO, NOWEGO KODU PRZYPISANEGO DO GRUPY ŚWIADCZEŃ PIENIĘŻNYCH (I ODWROTNIE)

1. W celu zmiany błędnie wybranego na wniosku kodu świadczenia należy w głównym oknie wybrać z menu Dane - Korekta opcję ZMIANA KODU ŚWIADCZEŃ NIEPIENIĘŻNYCH (lub pieniężnych - w zależności których świadczeń dotyczy pomyłka na wniosku):

2. Na ekranie pojawi się okno przyznanych świadczeń niepieniężnych (lub pieniężnych). W tym oknie ustalamy kryteria wyszukiwania wniosków "do poprawy" (m.in wybraną rodzinę, rodzaj świadczenia itp). Po ustaleniu kryteriów wyszukiwania wybieramy ikonę ODŚWIEŻ, widoczną w lewym dolnym rogu:

3. Po wyselekcjonowaniu listy wniosków, na których będziemy dokonywać zmiany kodu świadczenia, zaznaczamy pozycje do zmiany, a następnie wybieramy ikonę ZMIEŃ KOD (widoczną w dolnej, środkowej części okna). Program zapyta użytkownika, czy nowe świadczenie jest świadczeniem ustawowym (TAK), czy nieustawowym (NIE):

4. Po wybraniu odpowiedniej opcji (TAK/NIE) na ekranie pojawi się okno z dostępnymi aktualnie kodami świadczeń. W tym oknie wybieramy i zaznaczamy NOWY KOD Świadczenia, na jaki chcemy zmienić świadczenia błędnie wskazane na wniosku. Po wybraniu NOWEGO KODU ŚWIADCZENIA potwierdzamy wybór klikając w ikonę WYBIERZ widoczną w lewym, dolnym rogu okna:

5. Po wybraniu nowego kodu program poprosi użytkownika o potwierdzenie decyzji o zmianie kodu poprzez stosowny komunikat:

6. Po potwierdzeniu przez użytkownika decyzji o przekodowaniu dla zaznaczonych na liście pozycji, program dokona wskazanej korekty, co widoczne będzie od razu na liście przyznanych świadczeń:

Jeżeli na Państwa komputerach pojawi się problem z aplikacją systemu Windows (Windows Defender), polegający na blokowaniu lub usuwaniu pliku startowego *.exe naszych programów, rozwiązanie zależne będzie od tego, czy dodatkowo macie Państwo zainstalowany zewnętrzny program antywirusowy. Uruchamiając narzędzie Windows Defender w oknie "Ochrona przed wirusami i zagrożeniami" jest możliwość zmienić pozycję "Opcje Programu antywirusowego Windows Defender". Możecie Państwo albo wyłączyć pozycję "Skanowanie Okresowe", albo - jeżeli wspomniana opcja ma być włączona - dodać program do wyjątków. W celu dodania programu do wyjątków, należy wybrać pozycję 'Ustawienia Ochrony przed wirusami i zagrożeniami', a następnie "Wykluczenia".

W celu przygotowania listy wypłat TYLKO na świadczenie jednorazowe 300 zł zalecamy ustawienie, podczas tworzenia listy wypłat, kodu świadczenia 190081 (nie będzie wtedy konieczne używanie kryterium świadczeniobiorcy: uchodźcy UKR):

1. W opcjach tworzenia nowej listy wypłat świadczeń dodano pozycję "uchodźcy UKR", która umożliwi utworzenie listy wypłat tylko dla obywateli Ukrainy, których pobyt na terytorium RP jest uznawany za legalny w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

UWAGA!

Filtr "uchodźcy UKR" zadziała TYLKO w przypadku osób, które w danych osobowych mają zaznaczone opcje "uchodźca" oraz ustawione pole obywatelstwo kraju: Ukraina. Dane te muszą być ustawione u świadczeniobiorcy (osoby, która pojawi się na liście wypłat):

W przypadku wystąpienia w zbiorze komunikatu błędu, proszę o kontakt na nasz adres e-mail (admin@info-r.pl) i przesłanie spakowanego pliku zbioru centralnego *.xml wraz z treścią pojawiających się komunikatów. Otrzymując zbiór + błędy, będziemy mogli precyzyjnie wskazać Państwu przyczynę problemu i pomóc go rozwiązać.

Jeżeli odbiorą Państwo w Systemie Dziedzinowym wniosek elektroniczny, najwygodniejszą formą jego przeglądania i wydruku jest znajdująca się w oknie poczty opcja 'Wyświetl treść wiadomości'. Jeżeli po wybraniu tej ikony macie Państwo problem z poprawnym wyświetleniem wniosku, tj. otwiera się plik *.xml bez wizualizacji, otwiera się okno notatnika lub innego edytora tekstowego albo na wybranie przycisku program nie reaguje, należy dokonać weryfikacji domyślnego narzędzia do otwierania plików *.xml oraz praw zapisu dla plików tymczasowych. 

1. Proszę w Systemie Operacyjnym zweryfikować jakie narzędzie jest przypisane do otwierania plików *.xml - powinna to być przeglądarka internetowa Microsoft Edge. Na przykładzie Windows 10 takie narzędzie mogą Państwo przypisać w oknie 'Domyślne ustawienia aplikacji' lub podczas otwierania dowolnego pliku XML (oznaczenie 'zawsze otwieraj pliki xml za pomocą tej aplikacji'). 

2. Dla katalogu INFO-R, tj. dla całego katalogu, w którym znajdują się instalacje systemów SD, należy dla pozycji Użytkownicy (nazwa/Użytkownicy) ustawić pełne prawa (dokładne informacje w tej sprawie znajdą Państwo w instrukcji instalacji naszych programów w sekcji 'DO POBRANIA').

3. Jeżeli mimo nadania praw jest problem z wizualizacją, istnieje możliwość zmiany miejsca zapisu plików z wnioskami elektronicznymi, tj. miejsca zapisu tzw. plików tymczasowych. Takiej modyfikacji dokonuje się przez wprowadzenie odpowiedniej zmiany w pliku konfiguracyjnym *.ini danego programu.

Aby dokonać takiego przekierowania, należy na dysku C założyć katalog o krótkiej nazwie (bez polskich znaków i spacji), np. TempAMA i nadać do niego pełne prawa dla Użytkowników. Następnie w pliku konfiguracyjnym wprowadzić zmiany w sekcji Directory:

[Directory]

Temp=c:/TempAMA

Na dzień dzisiejszy usługa WAW jest uruchomiona dla obszaru Pomocy Społecznej (PS). Aby zestaw WAW został poprawnie pobrany, na komputerze pełniącym rolę serwera musi pracować aplikacja empBRK (empatia - transmisja komunikatów ). W aplikacji administracyjnej Empatia powinna być zdefiniowana godzina pobrania zestawu WAW. Sprawozdanie pobierze się automatycznie, a po jego pobraniu będzie możliwość jego naliczenia i odesłania co Centralnej Aplikacji Statystycznej (CAS). Wyliczenie sprawozdania można wywołać w Helios w zakładce Sprawozdawczość - Zestawy WAW.

Szanowni Państwo,

w związku z licznymi zgłoszeniami dotyczącymi problemu z wizualizacją plików XML po ostatniej aktualizacji systemu Windows przesyłamy Państwu krótką instrukcję, w jaki sposób rozwiązać ww. problem.

1. W "lupce" na pasku zadań wpisać: Aplikacje domyślne.

2. Następnie wybieramy ustawienia Aplikacji domyślnych.

3. Kolejną opcją do wskazania jest "Wybierz aplikacje domyślne według typów plików" (opcja na samym dole okna).

4. Następnie odszukujemy rozszerzenie .XML i wskazujemy aplikację Microsoft Edge (klikając w nazwę aplikacji widocznej tuż obok-można ją zmienić).

5. Po wykonaniu czynności 1-4 otwieramy podgląd wiadomości (lub sprawozdania) i jeżeli pojawia się pusta (biała) strona, to klikamy w "Trzy kropki" po prawej stronie, na górze (ustawienia przeglądarki) i wskazujemy "Ponownie załaduj tryb programu Internet Explorer".

Jeżeli zablokują Państwo w programie główne konto, tj. konto o loginie Administrator, jedyną możliwością jego odblokowania jest uruchomienie systemu przy pomocy hasła serwisowego. Hasło serwisowe można otrzymać tylko po przesłaniu do naszej firmy pisma z prośbą o wydanie takiego hasła wraz z pieczątką i podpisem Kierownika Jednostki. Pismo należy przesłać jako skan na adres e-mail: admin@info-r.pl .

Uwaga - hasło serwisowe nie jest hasłem stałym, jest cyklicznie zmieniane podczas aktualizacji programów, dlatego po jego otrzymaniu należy uruchomić program i w oknie z pracownikami ustawić nowe hasło dla konta Administrator (Słownik - Pracownicy lub Dane - Pracownicy, w zależności od SD).